Når en sender e-post på vegne av Finnås Sportsklubb skal ein retta seg etter desse retningslinene

1. Vurder kven du set som hovudmottakar. Hovudmottakar(ane) skal svara på innhaldet om det ikkje er rein informasjon. Medlemmer pliktar å motta informasjon frå leiinga på e-post. Slik e-post skal sendast ut med adressene i blindkopifeltet.

2. Vurder kven du informerer i «Kopi» feltet. Styresaker skal berre til dei som sit i styret heilt til ei avgjersle er tatt eller til styrets leiar gir tillating til noko anna. Kopifeltet er ein moglegheit til å informera mottakarar utan krav om aksjon. Har respekt for andre si tid.

3. Vær kritisk ved bruk av e-post for sending av meldingar til mange. Ved massedistribusjon av informasjon bør lenke til heimesida nyttast.

4. Bruk «Emnefeltet» til å gje meldinga ei kort, men informativ overskrift. På denne måten kan mottakaren prioritera rett. Du bør ikkje blanda saman fleire emne i same e-postmelding.

5. Presenter den viktigaste informasjonen fyrst i e-postmeldinga. Vær kort og konsis. Førestell deg korleis mottakaren vil oppfatta innhaldet.

6. Tenk på korleis teksten i e-postmeldinga vil verka for mottakaren. Unngå unødig bruk av store bokstavar. Dette kan bli oppfatta som SKRIKING. DI HENSIKT med dette kan bli tolka feil av lesaren.

7. Det er viktig at du nyttar eit enkelt språk, korte avsnitt og blanke linjer mellom kvart avsnitt. På denne måten vert di meining oversiktleg og lett å forstå for mottakaren.

8. Vær forsiktig med bruk av fargar og andre formateringar. Ved slike behov er vedlegg til e-post veleigna.

9. Vær spesielt varsam med å senda e-post om du er opprørt eller irritert. E-postmeldingar er «evige» og bør tåla dagens lys uansett samanheng. Tenk deg om.

10. @sportsklubben.no adresser skal ikkje nyttast til å opprette kontoar og liknande utan godkjenning frå IKT Systemansvarleg